Een bedrijf internationaal laten groeien kan spannend zijn, maar het kan ook een uitdaging zijn, vooral als het gaat om financieel management, waarbij je met meerdere valuta’s te maken hebt. Als je vaak te maken hebt met facturen in USD, betalingen in euro’s en bankrekeningen in yen, kan het snel ingewikkeld worden.
De boekhoudfuncties voor meerdere valuta’s van Odoo zijn ontworpen om de complexiteit te minimaliseren en het beheer van uw wereldwijde financiën eenvoudig, nauwkeurig en efficiënt te maken.
In deze gids leest u hoe Odoo boekhouden met meerdere valuta’s eenvoudig maakt. Ook worden live-instellingen besproken en worden best practices gedeeld, zodat u uw wereldwijde financiën vol vertrouwen kunt beheren.
Waarom boekhouding met meerdere valuta's belangrijk is voor wereldwijde bedrijven
Wanneer u zaken doet in meerdere landen, betekent dit dat u meerdere valuta’s gebruikt. Vaak worden verkopen, aankopen, betalingen aan leveranciers, bankkoppelingen en al het andere dagelijks of continu in die valuta’s gedaan. Zonder automatisering kunnen bedrijven snel te maken krijgen met problemen zoals:
- Handmatige valutaconversiefouten
- Winstberekeningen zijn moeilijk te evenaren
- Vertraagde financiële verslaggeving
- Verhoogde administratieve overhead
Moeilijkheden bij het naleven van lokale regelgeving
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van een bedrijf in India dat goederen importeert uit Europa, verkoopt aan de VS en diensten uitbesteedt aan Japan. Hun wisselkoersen kunnen fluctueren, wat kan leiden tot verborgen verliezen en slechte beslissingen, zelfs als er geen handmatige valutaconversie nodig is!
De multi-valutafunctionaliteit van Odoo biedt geautomatiseerde valutaconversie met één druk op de knop, met actuele wisselkoersen, om tijdige financiële rapportages te bieden, ongeacht met welke valuta u werkt
Unieke functionaliteiten van Odoo's Multi-Currency Accounting
Automatische valutaconversie
Elke keer dat u een transactie in vreemde valuta boekt, zet Odoo de transactie voor u om naar een basisvaluta. Wanneer u leveranciers betaalt in peso’s of klanten factureert in ponden, berekent Odoo automatisch de wisselkoers. Dit vermindert uw administratietijd en de kans op menselijke fouten aanzienlijk.
Dagelijkse wisselkoersen
Wisselkoersen worden dagelijks automatisch (soms zelfs meermaals per dag) verzameld van betrouwbare online bronnen. Voor vaste contracten kunt u de koers gedurende een bepaalde periode bevriezen om schommelingen te voorkomen.
Facturering en betalingen in elke valuta
U kunt facturen maken en betalingen in elke gewenste valuta ontvangen. Hierdoor kunt u heel eenvoudig samenwerken met een buitenlandse leverancier of klant.
Bankrekeningen met meerdere valuta’s
Met Odoo kunt u meerdere bankrekeningen voor elke valuta aanmaken, zodat u weet hoeveel er op uw balans beschikbaar is en hoeveel interne overboekingen er moeten worden gedaan. Ook zorgt het voor meer duidelijkheid.
Geautomatiseerde afstemming en valutawinst/-verlies
Wanneer de wisselkoers verandert tussen het moment van factureren en de betaling, houdt Odoo de winst of het verlies bij. Zo houdt u uw boekhouding schoon en heeft u geen last van saai administratief werk.
Geavanceerde rapportage
Rapporteer in elke valuta, of het nu gaat om lokale vereisten of geconsolideerde wereldwijde rapportages voor het hoofdkantoor.
Het gebruik van boekhouding met meerdere valuta's in Odoo
Meerdere valuta’s inschakelen
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Instellingen en activeer de functie voor meerdere valuta’s.
Activeer vereiste valuta’s
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Valuta en activeer de gewenste valuta. Kies voor automatische dagelijkse wisselkoersupdates of werk de wisselkoersen handmatig bij.
Bankrekeningen configureren voor elke valuta
U kunt bankrekeningen voor elke valuta aanmaken of koppelen via Boekhouding → Configuratie → Bankrekeningen.
Transacties in originele valuta plaatsen
Kies bij het aanmaken van facturen of het invoeren van betalingen de valuta van de transactie. Odoo berekent automatisch de basisvaluta.
Transacties en aanpassingen afstemmen
Gebruik de reconciliatiefunctie in Odoo om facturen te reconciliëren met betalingen. Wisselkoersschommelingen worden automatisch verwerkt.
Best practices voor eenvoudige boekhouding in meerdere valuta's
- Automatische updates van wisselkoersen: stel updates voor wisselkoersen in, dagelijks of elk uur, met een betrouwbare bron, om verouderde koersen te voorkomen.
- Gebruik aparte entiteiten voor meer duidelijkheid: als uw organisatie in meerdere landen actief is, kunt u voor elke organisatie een apart grootboekschema gebruiken.
- Beperk gebruikerstoegang: Geef alleen financieel personeel toegang tot valutaconfiguraties.
- Test Before You Go Live: Perform test transactions in a test environment to check for accuracy.
- Testen voordat u live gaat: voer proeftransacties uit in een testomgeving om de nauwkeurigheid te testen.
- Profiteer van lokalisatiefuncties: ondersteun regiospecifieke belastingconfiguraties zoals BTW, GST of omzetbelasting binnen Odoo.
- Plan periodieke audits: controleer periodiek de valutaconversiejournalen en de reconciliatiegeschiedenis om naleving te garanderen.
Veelvoorkomende fouten die u moet vermijden bij boekhouding met meerdere valuta's
- Wisselkoersen niet up-to-date houden: Dit kan de winstmarges sterk beïnvloeden.
- Het combineren van valuta’s op dezelfde bankrekening veroorzaakt afstemmingsproblemen.
- Het niet opleiden van personeel: zelfs het ideale systeem vereist geïnformeerde gebruikers.
- Kleine valutawinsten/-verliezen over het hoofd zien: Deze kunnen in de loop van de tijd oplopen tot aanzienlijke bedragen.
Laatste gedachten
In een wereldwijde economie is boekhouden in meerdere valuta’s niet alleen een gemak, maar een noodzaak. Odoo transformeert wat een grote operationele last zou kunnen zijn in een soepel, nauwkeurig en betrouwbaar proces.
Of u nu een groeiende startup bent die zijn eerste product verzendt of een multinational die dagelijks honderden internationale transacties verwerkt, de multi-valutafunctionaliteit van Odoo biedt u de precisie, snelheid en aanpasbaarheid die u nodig hebt.
